【経験者が語る】フォーマルな英語でメールを書く方法!あいさつから結びまで徹底解説!

英語を日常で使っているといろいろな場面に出会います。

ビジネスでの顧客とのメールのやり取りや問い合わせ、また、就職、転職の履歴書やカバーレターなどは必須です。

英語にフォーマルな表現があることをご存知でしょうか?

フォーマルな英語を使えないと、ビジネスだけでなく、就職活動も難しくなってしまいます。

ですが、フォーマルな英語を使ったメールにはフォーマットがあり、これを使うとメールが楽に書けるようになります。

今回はフォーマル英語を使ったメールの書き方をご紹介します。

あいさつから結びまで、例文も含め、深堀りして紹介しますので、最後までお付き合いくださいね。

フォーマルな英語とは

フォーマルな英語とは何でしょうか?

Formal の意味を調べてみると、正式の、公式の、儀礼的なという意味です。

公式の英語とはどんなものでしょうか?

英語には日本語のように敬語や丁寧語、謙譲語といったものはありません。

ですがカジュアルな英語と違い、短縮形を使わない文章を用います。

特に、政府や州、市などの公式文書ではフォーマルな英語を使っています。

フォーマルな英語で会話する相手とは?

フォーマルな英語を使って会話をする相手は、主に3種類に分類できます。

1. 公的機関

例えば住民票や永住権資格などの更新や運転免許証などの更新など、公的機関に関係する書類に記載が必要な場合です。

永住権は政府の移民局となり、運転免許証や身分証明証は州の管轄になる場合が多いです。

2. 会社の取引先、顧客または人事関係者

仕事をしている方でしたら、顧客や取引先との場合です。

問い合わせに答えたり、会議などの打ち合わせなどのメールのやり取りには必須です。

また、就職活動や転職活動でレジュメやカバーレターを送る際も同様です。

メールでの文章はあなたの顔のようなものです。的確な内容で書かれていると、人事のスタッフから好印象を受けます。

3. 入学時の推薦人

学校入学時には卒業校の先生からの推薦、就職や転職時には推薦文を依頼するときにも必要です。

フォーマルな英語での書き出し2つのポイント

では、どのようにしてメールを書くのかを見てみましょう。

1. 宛名の書き方

日本では文章の書き出しには拝啓といった言葉を入れますが、英語ではそういった言葉を使わず、宛名を書きます。

宛名の始まりは、Dear です。

宛名には必ず姓(ラストネーム)を使いましょう。男性ならMr. を使います。

以前、女性の場合はMrs./Miss を使うことと言われていましたが、近年はMs.を使うのが一般的となっています。

Dear Mr. Olsen, /Dear Ms. Scott,となります。

もし相手が男性か女性か分からない場合は、書き方は２つあります。

1, Dear Sir and Madam , 特定の相手の人物、性別がわからない場合に使います。

2, To Whom It May Concern, (関係各位)宛名が誰だかわからない場合、団体、部署などに使います。

姓(ラストネーム)の後にコンマを入れるのを忘れないようにしましょう。

2. 最初の文の書き方

文章の書き始めは、なぜあなたがこのメールを書いているのかをわかりやすく短い文章で書きます。

例えば、カスタマーサービスへの不満を伝える場合は、

I’m writing to complain of the poor service that I received at the XYZ store in Long beach.

(XYZストアロングビーチ店でひどいサービスを受けたので不満を書いています)

オンラインショッピングでの返金のお問い合わせをする場合は、

I would like to request to refund my online order on Monday April 10.

(4月10日月曜日のオンラインでの注文の返金を要求します)と書きます。

就職活動で仕事に応募するときは、

I would like to apply for the position of manager.

(マネージャー職に応募します)とします。

フォーマルな英語で文を結ぶ

メールを書き進めてきて、手紙を締めるにはどうしたらよいでしょうか?

ここでは、締める前に書く文と最後の結びのことばを紹介します。

1. 締めくくり文

あなたが、メールの返事を欲しい場合は、I’m looking forward to~のフレーズを使い、

I’m looking forward to hearing from you.

(お返事をいただけるのを楽しみにしています)とします。

会議で会うのを楽しみにしていると書くときは、

I’m looking forward to meeting you at the meeting.

(会議でお会いできるのを楽しみにしています)とします。

2. メールの結びの言葉

日本語のメールや手紙の「敬具、草々」と同様に英語にも結びの言葉があります。

一体どのようなものがあるのでしょうか?

結びのことばは、書く相手によって内容が変わります。

フォーマルなメールで頻繁に使われる結びの言葉を4つあげてみました。

ビジネスの場面で、大切な役職、つまり社長や顧客、就活時の人事部などへメールを送るときに使われます。

Respectfully, (敬意を表して)

Yours sincerely, (あなたに真心をこめて)

Your respectfully, (あなたに敬意を表して)

Your faithfully, (あなたに誠実を表して)
こちらも、ビジネスの場面でよく使われる結びの言葉です。覚えておくと便利ですよ。

Sincerely, (真心を込めて)
初対面の相手や大切な顧客、上司などに使われます。

Best regards,  (敬意を込めて)
Sincerelyに比べるとカジュアルな表現ですが、ビジネスの場面ではよく使われます。

フォーマルな英語がさっと書ける２つのサイト

とは言っても、フォーマルな言葉を使って英語を書くのって抵抗がある、単語が出てこなくて難しいと思っていることでしょう。

そんなあなたにフォーマルな英語を簡単に書けるお役立ちサイトがありますので、２つご紹介します。

1. 7ESL

7ESLというサイトでは、フォーマルな英単語や文章を書き換えることができるチャートがあります。

例えば、I don’t want to drop our of school.

(学校は中退したくない)をフォーマルな英語を使って表現すると、

I have no intention of leaving the school.となります。

このサイトには、普段使いの英単語をフォーマルに言い換えするためのチャートがあります。

下は、その一例で、このサイトには4万語以上の単語が載っていて、とても便利です。

私も上司にメールを送るときや、市役所や州の保健局などと連絡するときにはこのチャートを使っています。

上記のチャートはほんの一部です。是非使ってみてくださいね。

2. BBC UK Bitesize

イギリスの国営放送BBCが提供している英語学習者のためのウェブサイトです。

ウェブページを開くと年齢別のカテゴリーが表示されます。

地域別のカリキュラムに沿い、英語だけでなく、算数、社会、歴史、科学などのカリキュラムが載っています。

学ぶ側だけではなく、教える側の教材もこのウェブサイトでは提供しています。

ちなみにフォーマル英語を使った手紙の書き方は英国では、11歳から14歳のカリキュラムに入っています。

それ以外でも英語学習者にとって役立つ情報がたくさんあるので、英語を勉強するのがもっと楽しくなりますよ。

フォーマルな英語メールのまとめ

フォーマルな英語でメールを書く方法をまとめてみました。