最近は、外資系の会社以外でも、海外の会社と接点をもつ会社が多いですよね。
初めての海外の取引先にビジネスメール などを送る際、自分の自己紹介はもちろん、挨拶、会社の紹介、締めの言葉、などを英語で表現しなくてはなりません。
｢英語のビジネスメールの自己紹介ってどう書けばいいの?日本の自己紹介メールをそのまま英語にすればいいのかな｣
｢海外に独特な言い回しやフレーズ、マナーを理解して英語メールを作成した方がいいのかな｣
｢この英語あってるのかな｣
など、不安がたくさんありますよね。大事なビジネスチャンスほど、しっかりとしたフォーマルで、正しい英語メールを取引先に送って、良い印象を付けたいものです。
今回は、英語留学経験、現地で働いた経験ありの私が、実際に海外で使われている英語のビジネスメールの自己紹介表現まとめをステップごとに、例文や注意点も含めてご紹介します!
このブログを見たら、順序とポイントを掴んで、ビジネス英語メールも簡単に書けるようになりますよ!
ビジネス英語メールで自己紹介の書き方｜件名
<例>
| “This is Hiro Okamoto from Tokyo Business Expo”
— 東京ビジネスエクスポで会った岡本ヒロです。 |
| “Met You at Tokyo Business Conference”
— 東京ビジネスカンファレンスであなたに会いました。 |
件名は、二つ目の例文の”You”ように(主語・述語がない英文)、強調するため、”at” など前置詞、”a”、”the” などの冠詞以外は単語の一文字目は大文字にしても良いでしょう。エッセイを書くときのタイトルのようなものです。
なんの本を買うか決めてない時、タイトルを必ず一番最初に見てどれが良さそうか決めますよね。件名も同じ感覚です。たくさんメールが毎日来る中で、いかに注意を引きつけて早く読んでもらえるかがキーポイントです。
件名は、メールがきた時にパソコンの画面、携帯の画面の通知でも一番最初に目に付くものなので、とても重要なものです。
一目でメールの内容がどんなものなのか想像できる役割を果たすので、短めに、シンプルだったり、1番伝えたい内容の題名をつけると良いです。
例のような件名なら、相手も｢あぁ、あの時会った人か!｣、と件名だけですぐあなたが誰か分り、｢ビジネスの話かな?｣と気になってメールを開けたくなるでしょう。
ビジネス英語メールで自己紹介の書き方｜宛名(〇〇様)
| Dear Mr./Ms. 〇〇, |
メールの一番最初にこのメールが誰宛なのか書きます。
もし名刺を交換した特定の人で本名を知っているなら、”Dear Mr.”、または”Dear Ms.”を付け、その人のファーストネーム、ラストネームの順に書き、コンマを付けます。
<例>
Dear Mr. John Smith,
Dear Ms. Marry Brown,
苗字だけしか知らず、女性か男性かわからない場合は、無難に”Dear [相手の苗字],”を使います。必ず名前の後には、コンマをつけ、改行してから次の文を始めて下さい。
宛先が誰かわからない場合に使われる｢ご担当者様（関係者各位)｣は、英語で “To whom it may concern,“と表します。
ビジネス英語メールで自己紹介の書き方｜名乗る
<例>
| My name is Hiro Okamoto, an executive managing director (役職) in the Marketing Department (部署) for ABCD company (会社名).
—ABCDのマーケティング部専務取締役の岡本ヒロでございます。 |
｢△△会社△△部△△担当(または役職名)の〇〇でございます｣は、英語では、名前→役職→ 部署→ 会社名の順になります。
次のように、2つの文章に分けることもできます。
| My name is Haruka Ohstuka from ABCD company. I am the sales manager of the Export Department.
—ABCDの大塚春香と申します。輸出部の営業部長を担当しております。 |
たくさん前置詞があって混乱しますね。
- 部署名･･･ in (I work in the Marketing Department—マーケティング部署に勤めています)
または、of (I am an executive manager of the Marketing Department—私はマーケティング部の専務取締役です)
- 会社名･･･ for (I work for ABCD company as a business manager —ABCDでビジネス部長として働いています)
または、from (My name is Hiro Okada from ABCD company—ABCD会社の岡本ヒロでございます)
日本語でも、｢◯◯部署[で]働いています｣と、｢〇〇部署[に]勤めています｣があり、[に]と[で]を別の言い方で同じ文章の意味をもつように、英語でも”of”と“in”を別の言い方だけど同じ意味の文章に使うことがあります。
また、名前を名乗る時に｢“I am”は使わないの?｣と思った方もいるかもしれません。
ビジネスなどのフォーマルな場面では、”I am”より、”My name is“を使います。逆に、友達の前で自己紹介などのカジュアルな場面では、”I am”を使う人が多いです。
私の留学経験でも、学期で一番最初の授業中など、少し丁寧な場面で自己紹介するときは、みんな”Hello, my name is 〇〇”と言っていました。
また、留学中初めての仕事の面接の前にどう自己紹介するか、何を聞かれるかなどを英語のサイトでみたところ、全てのテンプレートに最初に”My name is [your name]” と書かれているものが多かったです。
比べて、友達の家に遊びに行く時に、知らない子がいて、自分のことを”I am 〇〇”と自己紹介していたので、“I am” はカジュアルな場面で、“My name is” はフォーマルな場面で使うということを学びました。
また、一般的に名前を名乗ったあとは、部署名は最初の単語は大文字にしますが(例: Marketing Department)、役職名は小文字(例: executive manager)なのが一般的なので、メールを送る際気をつけて下さい。
ここで参考程度にいくつかの英語の自己紹介の際の役職名と部署名と紹介します。
役職名
| 社長 | president |
| 代表取締役 | representative director |
| 相談役 | senior advisor / executive adviser |
| 最高経営責任者 | chief executive officer / CEO |
| 部長 | manager / director / head of department |
| 課長 | manager / director |
部署名
| 人事部 | Human Resources Division / Personnel Affairs Department |
| 経理部 | Accounting Department / Accounting Division |
| マーケティング部 | Marketing Department |
| 広報部 | Public Relations Department |
| 営業部 | Business Department / Sales Department |
| 開発部 | Development Department |
| 技術部 | Engineering Department |
| 輸出部 | Export Department |
| 企画開発部 | Project Planning & Development Department |
| 財務部 | Finance Department / Financial Affairs Division |
ビジネス英語メールで自己紹介の書き方｜相手を知った経緯
<例>
| “We talked briefly at Tokyo Business Conference last week.”
—先週の東京ビジネスカンファレンスでお話をしました。 |
| “I attended your presentation at Tokyo Business Expo yesterday.”
—昨日、東京ビジネスエクスポでの貴殿(〇〇様)のプレゼンテーションに参加させていただきました。 |
| “I am writing to you because I am referred by Takashi Yamada to you. ”
—山田タカシより紹介をいただき、ご連絡を差し上げました。 |
あなたの名前や会社名だけでは、記憶がまだぼや〜っとして完全には思い出せないでしょう。
また、例文の二つ目や三つ目のように、自分が一方的に相手を知っている場合は、なぜ相手を知っているのか伝えないと向こうも不自然に思います。
なので、どこで相手と会ったのか、または人から紹介されて知ったのか、などを相手を知った経緯をメールで伝えましょう。
ビジネス英語メールで自己紹介の書き方｜本文1-会社の説明
<例>
| “I am writing to you in order to introduce our company that has been involving in event organizing business for the last 15 years. We have long experience in organizing different types of events from conferences to private parties.”
—イベント企画・運営を15年ほど手掛けている弊社の紹介したく、ご連絡を差し上げました。弊社はカンファレンスから個人パーティーなど様々な種類のイベント運営の経験が豊富です。 |
| “I would like to introduce our company specializing in developing AI translation. Our AI translation service can translate 10 languages for any situation and occasion.”
—AIによる翻訳の開発の行っている弊社の紹介をしたくご連絡を差し上げました。弊社のAI翻訳サービスは様々な場面で10言語の翻訳に対応することができます。 |
自身の会社の紹介と説明を簡潔に文章にします。
謙遜しすぎても会社の良い所が伝わらなくては、｢この会社とはプラスとなるビジネスができるのか｣、などと相手は思ってしまうので、簡単な会社の説明に加え、実績や誇らしいポイントをメールに書いてアピールしましょう。
長すぎても読むのが大変なので2〜3文に収める程度で会社の説明文を書くとスラッと読めて相手にも会社、今やっているビジネスのことを理解してもらいやすいです。
また、フォーマルなビジネスメールでは、“I’d” や “We’d”などの省略は使いませんので、普段省略形を使い慣れてしまっている方は注意して下さい。
ビジネス英語メールで自己紹介の書き方｜本文2-趣旨
<例>
| “We have an excellent and well-trained staff who will guide you with their creative and innovative ideas by keeping in constant touch with your company and informing about the market trends. Our supervisor will contact you for further discussion at a convenient time for you”
—弊社の実績・経験豊富なスタッフが、貴社と定期的な連絡を取り、マーケットの流行をいち早く伝えることで、クリエイティブで画期的なアイデアを提供することができます。上司が貴殿のご都合がよろしい時に、より詳しいお話をするため、後ほどご連絡差し上げます。 |
| “We would like to offer the high-quality services of our company to your company. Please see the attached files for your reference. Please, feel free to ask any questions relating to our offer that might be unclear.”
—貴社に弊社の良質なサービスを提供したいと考えおります。参考に添付のファイルをご覧ください。ご不明な点、質問などがございましたら、お気軽にお申し付けください。 |
メールの趣旨に加え、今後の予定や、詳細が記載してある添付ファイルの参照などを書いておくと、よりビジネスが進行しやすくなります。
ビジネス英語メールで自己紹介の書き方｜締めくくり
<例>
| “We look forward to a wonderful relationship together and success for all concerned.”
—良好な関係を一緒に築くことと、関わる全ての人の成功を楽しみにしております。 |
| “We are looking forward to cooperating with you.”
—ご一緒にお仕事をすることを楽しみにしております。 |
| “We are looking forward to hearing from you soon.”
—良いお返事を心よりお待ちしております。 |
日本語では最後には｢よろしくお願い致します。｣などを使いますが、英語では、そのような便利な表現はないので、｢こちらはあなたたとのビジネスをすることを楽しみにしております｣と、将来に期待を込めた文章で結びます。
ビジネス英語メールで自己紹介｜終わり・一番最後
<例>
| Sincerely,
Hiro Okada |
英語のビジネスメールでは必ず最後に”Sincerely,” と書き、改行して、あなたの名前、会社名、電話番号(またはメールアドレス、会社のURLなど)を各行に書きます。
“Sincerely,”は手紙でも最後に書かれますが、これは、文章が終わることを意味すると共に、このメール(手紙でも)がどれだけあなたにとって意味があり誠実なものであるかを強調しています。
そして、名前、会社名、連絡先を書くのは、見返した時や、連絡をしたいときに、一番最後にあると、とても見つけやすく、連絡も取りやすいためです。
ビジネス英語メールで自己紹介の書き方まとめ
では、ビジネスでの英語の自己紹介メールを最初から最後まで一つのメールにまとめてみましょう。
| 件名：Met You at Tokyo Business Expo
Dear Mr. John Smith, My name is Hiro Okamoto, an executive managing director in the Project Planning & Development Department for ABCD company. I am writing to you in order to introduce our company that has been involving in event organizing business for the last 15 years. We have long experience in organizing different types of events from conferences to private parties. We have an excellent and well-trained staff who will guide you with their creative and innovative ideas by keeping in constant touch with your company and informing about the market trends. We would like to offer the high-quality services of our company to your company. We are looking forward to cooperating with you. Sincerely, Hiro Okada |
↓↓ステップと日本語訳つきです。
| ①件名 | Met You at Tokyo Business Expo
東京ビジネスエクスポでお会いしました |
| ②宛名 | Dear Mr. John Smith,
ジョン スミス様、 |
| ③あなたの名前と、役職名、所属部署名、会社名など | My name is Hiro Okamoto, an executive managing director in the Project Planning & Development Department for ABCD company.
ABCDの企画開発部、専務取締役の岡本ヒロでございます。 |
| ④相手を知った経緯 | We talked briefly at Tokyo Business Expo last week.
先週の東京ビジネスエクスポで貴殿とお話をした者です。 |
| ⑤本文1-会社の説明 | I am writing to you in order to introduce our company that has been involving in event organizing business for the last 15 years. We have long experience in organizing different types of events from conferences to private parties.
イベント企画・運営を15年ほど手掛けている弊社の紹介したく、ご連絡を差し上げました。弊社はカンファレンスから個人パーティーなど様々な種類のイベント運営の経験が豊富な会社でございます。 |
| ⑥本文2-趣旨 | We have an excellent and well-trained staff who will guide you with their creative and innovative ideas by keeping in constant touch with your company and informing about the market trends.
弊社の実績・経験豊富なスタッフが、貴社と定期的な連絡を取り、マーケットの流行をいち早く伝えることで、クリエイティブで画期的なアイデアを提供することができます。 We would like to offer the high-quality services of our company to your company. You will see the attached files for your reference. Please, feel free to ask any questions relating to our offer that might be unclear. つきましては貴社に弊社の良質なサービスを提供したいと考えおります。参考に添付のファイルをご覧ください。ご不明な点、質問等がございましたら、お気軽にお申し付けください。 |
| ⑦締めくくり | We are looking forward to cooperating with you.
ご一緒にお仕事をすることを心待ちに致しております。 |
| ⑧終わり | Sincerely,
Hiro Okada |
英語でビジネスメールを書く注意点、ポイントとしては、
- 必ず相手に読んでもらえるような件名をいれること
- 件名は、タイトルのような件名にするときは、”at” など前置詞、”a”、”the” などの冠詞以外は単語の一文字目は大文字にしても良い
- 苗字だけしか知らず、女性か男性かわからない時は、性別を決めつけずに、“Dear 苗字,”を使うこと
- 自分の名を書く時は、“I am” ではなく、”My name is” 使うこと
- 相手を知った経緯を必ず書くこと
- 会社の説明はなるべく簡潔に、2〜3文に収めること
- “We would like” を “We’d”などの省略形を使わないこと
- ｢よろしくお願いします｣は英語では、｢ご一緒にお仕事をするのを楽しみにしております｣という期待感を込めた気持ちを出した、“We are looking forward to 〇〇” を使うと良い
- 最後はSincerely, を使って、改行し、相手が後ですぐに連絡しやすいような名前、会社、連絡先を一番下に残すこと
- “Dear 〇〇”と”Sincerely”の後には必ずコンマをつけて改行すること
- 改行を使って文面を見やすくすること
↓の動画では、英語ビジネスメールでよく使われるフレーズを紹介しています!実際に私も何回も目にしたことのあるビジネスフレーズだな、と感じたので、この際にぜひご覧になって英語でビジネスメールを作成する際に参考にして下さい。
一番最初が一番肝心と言われているビジネスシーン。相手に良い印象を与えるためにも、ぜひ参考にしてみて下さい。
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