「秘書経験を活かして外国人秘書が出来たらかっこいいな!英語も活かしてスキルアップしていきたい!」
そんな次なる人生のステップアップを考えていませんか?
このブログ記事では、そんな人に向けて外資系秘書の私が具体的にどんな仕事をしているのか、どんなやりがいをもって取り組んでいるか、実際に外資系秘書に勤める私がお伝えします！
わたしの生の経験談ですから、実際の仕事の内容を、よりリアルにお伝え出来ると思います。
外資系秘書への転職や就職を考えている人は、自分が本当にやりたいことなのか明確にしていくヒントが沢山出てくるので、最後まで読んでみてくださいね。
外資系秘書の仕事内容とは?
外資系秘書の仕事は、日系企業の秘書と変わらず上司のスケジュール管理が基本となります。
外国とのやりとりや海外のお客様も多く、英語は必須となります。
業務内容としては、来客対応や社内会議の調整等、主にスケジュール調整。
外資系は海外出張が多い場合が多く、ホテルや飛行機、空港までの移動手配、初めて滞在する場所の場合は、現地にいる秘書とコンタクトを取り細かい旅程表を作成していきます。
セミナー等、大きな会議の手配をする際には、お昼のお弁当、休憩中の飲み物やお菓子の準備もします。
おもてなしについて学べる格好の場所であると思います。
日本語が全く話せない上司の場合には、プライベートの旅行の手配や乗馬クラブの予約も対応したりすることもあります。
事務処理も全て上司の代わりに対応するので、経費精算等事務処理も発生します。
時代の移り変わりと共に秘書業務にも変化が起こりました。
スマホやタブレットが普及するまでは、スケジュール帳を片手に上司と一緒に行動をし雑用等全て一緒にて対応していた時代もありました。
しかし現在はPC１台ですべての情報をシェアができてしまいます。
特に海外ではリモート秘書を持ち雑用は自分で行っていく体制になってきています。
私が勤務する会社のUSの本社では、既に1人の秘書がリモートで数名のスケジュールを管理していくよう移行されています。
外資系秘書のやりがいとは?
大手企業になればなるほど社内での部署や管理職や社員に数が増え、会議調整も細かいパズルを埋めるように調整が難しくなっていきます。
それぞれの部署や役職で高い優先順位の業務が発生します。
管理職の方々は朝から晩まで会議でびっしり予定が埋まっている場合が多いです。
さらにせっかく秘書が綺麗にスケジュールしても、優先順位の高い会議に召集がかかればリスケ対応していく必要があります。
その都度、予定の優先順位を考えながらすでに予定に組み込まれていた会議の1つ1つの日程を組み直します。
正に大きいパズルの小さい一コマを探すような作業となります。
秘書間でのコミュニケーション力を問われる仕事でもあり、上司のポジションによって秘書への対応も変わります。
外国人の秘書として働くと、人として世の中をどう上手く渡っていくか等を学べます。
どの上司についているかで秘書の価値が変わるわけではないのですが、偉い上司の予定が言うまでもなく優先されたり、重要な業務をされていることが多いです。
結果、必然と秘書の立ち位置も上司と同等になります。
もちろん、経験値の高い秘書がハイポジションの上司のサポートをする確率が高いです。
業務とは関係ないのですが、海外出張の際には高級なお菓子の手土産を頂いたりするこも多いんです。
スイーツ好きの私には毎回モチベーションの上がるご褒美となります。
秘書の仕事では、出世コースのバリバリキャリアの方のサポートをしていくわけですので、自分の実力以上の仕事に触れることができます。そこにやりがいをみつけることも多いと感じます。
普通に仕事をしていたらまず携われないような業務に携わることができます。
外資系秘書のメリット
外資系秘書のメリットは、個を尊重してもらえることではないかと感じています。
年功序列とう価値観のない海外の方と仕事をすることで、自分を認めてもらえている感覚があり、より求められていること以上の仕事を自分で考えて進んで行っていけると感じます。
年下が上司があることを気にする文化もなく、自分自身も年齢を気にすることなく、男性女性の垣根も越えてみんなが活躍しています。
当然上司には圧倒的な決定権があります。
しかし、秘書はその上司に対して台頭に意見をだし議論していくことが可能な雰囲気があります。
個々の存在を認めてもらいつつ、モチベーション高く仕事ができます。
外資系秘書のデメリット
デメリットとしては、本人の自制心が問われることではないかと感じています。
管理されることが少なく信頼で仕事をお互いしているため、ある意味とても自由な風潮があります。成果主義でもあるため、仕事をしていなくても特にとがめられることも少ないです。
自分で成長しようと努力しなければ何の結果も得られせん。
また、外資系企業で外国人が多いとはいっても日本で働いているので、日本人と仕事をする機会が多いです。
吸収合併した会社によくありがちなのが、外資系企業の中に日系企業の文化が残っているということです。
文化の違いによって、何が正しいのかわからなかったり、求められるものが都度変わったりします。
結果、どちらが正しいかわからず業務が進められないとうジレンマを感じることも多々生じます。
私がいた会社がそうだっただけで、全部の会社が同じではなく、日系色が強い会社、外資系色が強い会社と分かれると思います。
40代外資系秘書のアドバイス
育った環境や文化の違うものが一緒に仕事をしていくので、個性的な人が多い環境です。
憧れだけで外資系企業に入ってしまうと思っていたのと違い、苦労もあるかもしれません。
海外在住歴６年の私も、異文化に触れてきた人と純日本人の違いを感じることは多いです。
日本人的な『普通』の常識が通用しない世界でもあります。
それだけ刺激的で自分を作ることなくオープンに出しやすい環境がそこにあると思います。
外資系企業は面接でのハードルは高いかもしれないです。業務上では、より多くの経験値と臨機応変に機転を利かせて対応していく高い水準の能力が求められます。
しかし、業務に慣れてしまえば本人に一任されていることも多く、人を大切にしている企業が多いのではないかと感じます。
どんな企業でも起こり得ることですが、入ってみたらやりたかったことと任された仕事内容が違うといった状況は起こり得ます。
通訳兼務で秘書として入った会社では、専属通訳がいて私の出番はまったくなかったりすることがありました。
しかし人柄や向上心を認めてもらい、自分がやりたいことをどんどん任せていってもらうことが可能な環境でした。
自分のやる気次第でどんどん新しいことに挑戦をしていけるやりがいのある最高のお仕事です。
まとめ
外資系秘書には、英語と秘書の経験値が必要です。
高い基準で仕事をし向上心を持っている方が多い環境で、自分をより成長させていくことが可能な環境です。
高い経験値に越したことはないですが、面接では、これから自分は高い基準で仕事をしていくという向上心や熱意、自分が成長過程にあることをアピールすることで相手に伝わることもあります。秘書は上司との相性もあるので、人柄も大切です。
外資系で働く中で個の成長や秘書として新たに挑戦していきたいと感じているなら、ぜひ一歩進んでみて下さい。
自分が想像していない沢山のことも得ることが出来ます。
